Polityka prywatności

1. Administratorem danych osobowych Użytkowników Platformy EMAROX Pallet jest EMAROX Edyta Rzeszucińska, z siedzibą pod adresem ul. Józefa Czapskiego 16 lok. 1, 33-100 Tarnów, NIP: 7372011311 (zwana dalej „Administratorem" lub „EMAROX").

2. Reprezentantem Administratora jest Oskar Rzeszuciński.

3. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych należy kontaktować się z Administratorem za pośrednictwem poczty elektronicznej: info@emarox.com.

4. Wersja polska niniejszej Polityki Prywatności jest jedyną wersją prawnie wiążącą. Wszelkie tłumaczenia, w tym wersja anglojęzyczna, mają charakter wyłącznie informacyjny. W przypadku rozbieżności między wersjami językowymi, rozstrzygająca jest wersja polska.

Administrator przetwarza dane osobowe na następujących podstawach prawnych określonych w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO):

a) Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy o świadczenie Usługi lub podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy (rejestracja konta, realizacja Subskrypcji);

b) Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (np. obowiązki rachunkowe i podatkowe);

c) Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora (bezpieczeństwo Platformy, dochodzenie i obrona roszczeń, zapobieganie nadużyciom);

d) Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — dobrowolna zgoda osoby, której dane dotyczą (pliki cookie analityczne i Google Analytics — wyłącznie po udzieleniu zgody za pośrednictwem banera cookie).

W związku z korzystaniem z Platformy Administrator przetwarza następujące kategorie danych:

Dane rejestracyjne Klienta (menedżera floty):
- adres e-mail — login do konta;
- nazwa firmy oraz numer NIP — identyfikacja podmiotu B2B;
- znacznik czasowy akceptacji Regulaminu i Polityki Prywatności (timestamp).

Dane rozliczeniowe (przetwarzane przez Stripe):
- dane karty płatniczej i dane rozliczeniowe — przetwarzane wyłącznie przez operatora Stripe, Inc.; EMAROX nie przechowuje danych karty płatniczej;
- identyfikator Klienta Stripe (Stripe Customer ID) — przechowywany przez EMAROX w celu zarządzania Subskrypcją.

Dane Kierowców:
- adres e-mail — wyłącznie jeśli Kierowca korzysta z aplikacji w ramach konta firmowego;
- wyłącznie dane podane dobrowolnie przez Klienta przy dodawaniu Kierowcy do floty.

Dane transakcji paletowych:
- fotografie kwitów paletowych przesłane za pośrednictwem aplikacji mobilnej;
- dane wyekstrahowane przez silnik AI: data, liczba palet, typ palet, nazwa magazynu;
- metadane transakcji (timestamp, identyfikator Kierowcy, identyfikator firmy).

Dane geolokalizacyjne:
- precyzyjne współrzędne GPS (szerokość i długość geograficzna) urządzenia Kierowcy, zapisywane automatycznie w momencie zeskanowania kwitu paletowego — wyłącznie jeśli Kierowca udzielił przeglądarce/aplikacji zgody na dostęp do lokalizacji; dane te są wykorzystywane do wyznaczenia przybliżonej lokalizacji kontrahenta na mapie w Panelu Menedżera/Dyspozytora;
- lokalizacje kontrahentów wskazane ręcznie na mapie przez Klienta lub Dyspozytora (bez udziału danych GPS Kierowcy).

Dane techniczne i analityczne (wyłącznie po udzieleniu zgody na cookies):
- anonimowe dane analityczne zbierane przez Google Analytics (Firebase Analytics), w tym dane o używanym urządzeniu, przeglądarce, geolokalizacji na poziomie kraju i aktywności na Platformie.

Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach:

a) świadczenie Usługi i zarządzanie kontem Klienta (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO);

b) obsługa płatności i zarządzanie Subskrypcją we współpracy z operatorem Stripe (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO);

c) zapewnienie bezpieczeństwa Platformy i zapobieganie nieautoryzowanemu dostępowi (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO);

d) wypełnienie obowiązków rachunkowych i podatkowych (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO);

e) dochodzenie i obrona roszczeń prawnych (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO);

f) analiza korzystania z Platformy w celu jej ulepszania — wyłącznie po udzieleniu przez Użytkownika zgody na pliki cookie analityczne (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO);

g) wyznaczenie i wizualizacja przybliżonej lokalizacji kontrahentów na mapie w Panelu Menedżera/Dyspozytora, w celu usprawnienia organizacji floty i przydzielania Kierowcom zleceń odbioru lub dostawy palet (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora oraz Klienta polegający na efektywnym zarządzaniu logistyką floty). Lokalizacja ma charakter jednorazowego, punktowego odczytu w chwili skanowania kwitu — Platforma nie prowadzi ciągłego śledzenia pozycji Kierowcy.

W celu świadczenia Usługi Administrator powierza przetwarzanie danych następującym podmiotom trzecim (procesorom), z którymi zawarto stosowne umowy powierzenia przetwarzania danych:

Google LLC / Firebase (Google Cloud Platform)
Infrastruktura chmurowa służąca do przechowywania danych transakcyjnych, zdjęć kwitów paletowych oraz zarządzania uwierzytelnianiem użytkowników. Dane przechowywane są w regionie Europe-West1 (Belgia). Polityka prywatności Google: policies.google.com/privacy.

Google LLC / Gemini API (AI Vision)
Usługa sztucznej inteligencji służąca do analizy i ekstrakcji danych z fotografii dokumentów paletowych przesłanych przez Kierowców. Zdjęcia kwitów paletowych są przesyłane do API Google Gemini w celu przetworzenia. Zgodnie z polityką Google dane przesyłane do Gemini API nie są wykorzystywane do trenowania modeli w przypadku klientów korzystających z rozwiązań chmurowych (Google Cloud). Polityka prywatności: ai.google.dev/gemini-api/terms.

Stripe, Inc.
Operator płatności obsługujący transakcje subskrypcyjne. Stripe przetwarza dane karty płatniczej oraz dane rozliczeniowe Klientów. Stripe działa jako niezależny administrator tych danych. Polityka prywatności Stripe: stripe.com/privacy.

Google LLC / Google Analytics (Firebase Analytics)
Usługa analityki internetowej działająca wyłącznie po udzieleniu przez Użytkownika dobrowolnej zgody na pliki cookie analityczne za pośrednictwem banera. Zbiera anonimowe dane o korzystaniu z Platformy. Użytkownik może wycofać zgodę w dowolnym momencie, usuwając wpis w localStorage (klucz: emarox_cookie_consent) lub kontaktując się z Administratorem.

CARTO / OpenStreetMap Foundation
Dostawca kafelków mapowych wyświetlanych w funkcji Mapy w Panelu Menedżera/Dyspozytora. Przeglądarka Użytkownika łączy się bezpośrednio z serwerami CARTO w celu pobrania grafiki mapy, co wiąże się z ujawnieniem adresu IP Użytkownika temu podmiotowi — analogicznie jak przy korzystaniu z dowolnej mapy internetowej. Nie są przekazywane żadne dane o kontrahentach ani lokalizacjach zapisanych w Platformie — jedynie standardowe żądania o kafelki graficzne dla widocznego obszaru mapy. Polityka prywatności CARTO: carto.com/privacy.

Administrator nie przekazuje danych osobowych do państw trzecich poza obszarem EOG, z wyjątkiem przypadków, gdy podmiot przetwarzający (np. Google, Stripe) posiada odpowiednie zabezpieczenia (standardowe klauzule umowne) zatwierdzone przez Komisję Europejską.

Każdej osobie, której dane osobowe przetwarza Administrator, przysługują następujące prawa na podstawie RODO:

Art. 15 — Prawo dostępu: prawo do uzyskania informacji o przetwarzanych danych oraz kopii tych danych.

Art. 16 — Prawo do sprostowania: prawo do poprawy nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych.

Art. 17 — Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym"): prawo do żądania usunięcia danych, gdy nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, zgoda została cofnięta, lub przetwarzanie jest niezgodne z prawem. Żądanie usunięcia konta można złożyć za pośrednictwem sekcji Ustawienia w Panelu Menedżera lub drogą e-mailową. EMAROX zrealizuje żądanie w terminie 30 dni, z zastrzeżeniem obowiązku przechowywania wynikającego z przepisów prawa.

Art. 18 — Prawo do ograniczenia przetwarzania: prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych w określonych przypadkach.

Art. 20 — Prawo do przenoszenia danych: prawo do otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego.

Art. 21 — Prawo do sprzeciwu: prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora.

Art. 7 ust. 3 — Prawo do cofnięcia zgody: w odniesieniu do danych przetwarzanych na podstawie zgody (pliki cookie analityczne) — prawo do jej cofnięcia w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed cofnięciem zgody.

Prawo do skargi: prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.

W celu realizacji praw należy skontaktować się z Administratorem na adres: info@emarox.com. Administrator odpowie w terminie 30 dni od otrzymania żądania.

Administrator przechowuje dane przez następujące okresy:

a) Dane konta i transakcji: przez cały okres trwania aktywnej Subskrypcji i przez 30 dni od jej wygaśnięcia lub usunięcia konta — chyba że przepisy prawa wymagają dłuższego przechowywania.

b) Dane rozliczeniowe (faktury, historia płatności): przez 5 lat od końca roku podatkowego, w którym powstało zdarzenie podatkowe — zgodnie z polskim prawem podatkowym.

c) Zdjęcia kwitów paletowych i dane AI: przez czas trwania aktywnej Subskrypcji i przez 30 dni po jej zakończeniu.

d) Dane geolokalizacyjne powiązane ze skanem (GPS Kierowcy): przez czas trwania aktywnej Subskrypcji i przez 30 dni po jej zakończeniu — tożsamo z okresem przechowywania zdjęć kwitów, o którym mowa w lit. c powyżej.

e) Lokalizacje kontrahentów wskazane ręcznie na mapie: do czasu usunięcia kontrahenta z Platformy, ręcznego usunięcia pinezki przez Klienta/Dyspozytora, lub zakończenia Subskrypcji — w zależności od tego, co nastąpi wcześniej.

f) Dane analityczne (Google Analytics): zgodnie z polityką retencji Google Analytics — domyślnie 14 miesięcy od ostatniej aktywności.

g) Logi bezpieczeństwa: przez 12 miesięcy od daty zdarzenia.

Po upływie wskazanych okresów dane są trwale usuwane lub anonimizowane.

1. Platforma EMAROX Pallet używa następujących kategorii plików cookie:

Niezbędne pliki cookie (zawsze aktywne):
Służą do utrzymania sesji logowania (Firebase Authentication), zapewnienia bezpieczeństwa i podstawowej funkcjonalności Platformy. Nie wymagają zgody.

Analityczne pliki cookie (wyłącznie po wyrażeniu zgody):
Google Analytics (Firebase Analytics, identyfikator pomiaru: G-P4VLX0V0SJ) — służy do zbierania anonimowych danych o korzystaniu z Platformy w celu jej ulepszania. Aktywowane wyłącznie po kliknięciu „Akceptuję" w banerze cookie.

2. Użytkownik może zarządzać swoją zgodą na pliki cookie analityczne w dowolnym momencie, korzystając z banera cookie lub kontaktując się z Administratorem.

3. Większość przeglądarek internetowych umożliwia samodzielne zarządzanie plikami cookie. Wyłączenie plików cookie niezbędnych może uniemożliwić korzystanie z Platformy.

1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych, w szczególności:
a) szyfrowanie danych w tranzycie (HTTPS/TLS);
b) szyfrowanie danych w spoczynku po stronie Firebase;
c) wielowarstwowe reguły bezpieczeństwa Firestore (Row-Level Security) zapewniające izolację danych pomiędzy Klientami;
d) uwierzytelnianie użytkowników za pośrednictwem Firebase Authentication.

2. W przypadku naruszenia bezpieczeństwa danych skutkującego ryzykiem dla praw i wolności osób fizycznych, Administrator powiadomi właściwy organ nadzorczy (UODO) w terminie 72 godzin od wykrycia naruszenia, a osoby, których dane dotyczą — niezwłocznie, jeśli naruszenie stwarza wysokie ryzyko.

1. Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki Prywatności. O istotnych zmianach Użytkownicy zostaną poinformowani drogą e-mailową lub za pośrednictwem komunikatu na Platformie, z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.

2. Niniejsza Polityka Prywatności podlega prawu polskiemu.

3. Wersja polska niniejszej Polityki Prywatności jest jedyną wersją prawnie wiążącą. Wersja angielska ma charakter wyłącznie informacyjny.

4. Polityka wchodzi w życie z dniem jej opublikowania na stronie internetowej Platformy.

EMAROX Edyta Rzeszucińska
Reprezentant: Oskar Rzeszuciński
Ostatnia aktualizacja: 31 lipca 2026 r.

⚠️ INFORMATIONAL VERSION ONLY — The Polish version of this Privacy Policy is the sole legally binding version. This English translation is provided for informational purposes only. In the event of any discrepancy between language versions, the Polish version shall prevail.

1. The controller of personal data processed in connection with the use of the EMAROX Pallet Platform is EMAROX Edyta Rzeszucińska, registered address: ul. Józefa Czapskiego 16 lok. 1, 33-100 Tarnów, Poland, VAT ID (NIP): 7372011311 (hereinafter: "Controller" or "EMAROX").

2. The Controller's representative is Oskar Rzeszuciński.

3. For matters relating to personal data protection, please contact the Controller at: info@emarox.com.

The Controller processes personal data on the following legal bases under GDPR:

a) Art. 6(1)(b) GDPR — performance of a contract for the provision of the Service (account registration, Subscription management);

b) Art. 6(1)(c) GDPR — compliance with a legal obligation (accounting and tax obligations);

c) Art. 6(1)(f) GDPR — legitimate interests of the Controller (Platform security, legal claims, fraud prevention);

d) Art. 6(1)(a) GDPR — the data subject's voluntary consent (analytical cookies / Google Analytics — only after consent via the cookie banner).

Client registration data (fleet manager):
- E-mail address — account login;
- Company name and VAT ID — B2B entity identification;
- Timestamp of Terms of Service and Privacy Policy acceptance.

Billing data (processed by Stripe):
- Payment card and billing data — processed exclusively by Stripe, Inc.; EMAROX does not store card data;
- Stripe Customer ID — stored by EMAROX for Subscription management.

Driver data:
- E-mail address — only if the Driver uses the app under the company account.

Pallet transaction data:
- Photographs of pallet receipts uploaded via the mobile app;
- Data extracted by the AI engine: date, pallet quantity, pallet type, warehouse name;
- Transaction metadata (timestamp, Driver ID, company ID).

Geolocation data:
- Precise GPS coordinates (latitude and longitude) of the Driver's device, recorded automatically at the moment a pallet receipt is scanned — only if the Driver has granted the browser/app permission to access location; this data is used to plot the contractor's approximate location on the map in the Manager/Dispatcher Panel;
- Contractor locations placed manually on the map by the Client or Dispatcher (not derived from Driver GPS data).

Technical and analytical data (only after cookie consent):
- Anonymous analytics data collected by Google Analytics (Firebase Analytics), including device, browser, country-level geolocation, and Platform activity data.

The Controller processes personal data for the following purposes:

a) Providing the Service and managing the Client's account (Art. 6(1)(b) GDPR);

b) Payment processing and Subscription management in cooperation with Stripe (Art. 6(1)(b) GDPR);

c) Ensuring Platform security and preventing unauthorised access (Art. 6(1)(f) GDPR);

d) Fulfilling accounting and tax obligations (Art. 6(1)(c) GDPR);

e) Establishing and defending legal claims (Art. 6(1)(f) GDPR);

f) Analysing Platform usage for improvement purposes — only after the User has provided consent for analytical cookies (Art. 6(1)(a) GDPR);

g) Determining and visualising contractors' approximate location on the map in the Manager/Dispatcher Panel, to improve fleet organisation and the assignment of pallet pickup/delivery tasks to Drivers (Art. 6(1)(f) GDPR — legitimate interest of the Controller and the Client in efficient fleet logistics management). The location is a single point-in-time reading captured at the moment of scanning — the Platform does not perform continuous tracking of a Driver's position.

Google LLC / Firebase (Google Cloud Platform)
Cloud infrastructure for storing transaction data, pallet receipt photographs, and user authentication management. Data stored in Europe-West1 region (Belgium). Google Privacy Policy: policies.google.com/privacy.

Google LLC / Gemini API (AI Vision)
AI service for analysing and extracting data from pallet receipt photographs. Photographs are sent to the Google Gemini API for processing. Per Google's policy, data sent to the Gemini API is not used for model training for cloud enterprise customers. Terms: ai.google.dev/gemini-api/terms.

Stripe, Inc.
Payment processor handling subscription transactions. Stripe processes payment card and billing data as an independent data controller. Stripe Privacy Policy: stripe.com/privacy.

Google LLC / Google Analytics (Firebase Analytics)
Web analytics service active only after the User has provided voluntary consent via the cookie banner. Measurement ID: G-P4VLX0V0SJ.

CARTO / OpenStreetMap Foundation
Map tile provider used by the Map feature in the Manager/Dispatcher Panel. The User's browser connects directly to CARTO's servers to fetch map imagery, which involves disclosing the User's IP address to that provider — the same as with any web map. No contractor or location data stored on the Platform is transmitted — only standard tile requests for the visible map area. CARTO Privacy Policy: carto.com/privacy.

The Controller does not transfer personal data to third countries outside the EEA, except where the processor (e.g. Google, Stripe) has appropriate safeguards (Standard Contractual Clauses) approved by the European Commission.

Every person whose personal data is processed by the Controller has the following rights under GDPR:

Art. 15 — Right of access: the right to obtain information about processed data and a copy thereof.

Art. 16 — Right to rectification: the right to correct inaccurate or incomplete data.

Art. 17 — Right to erasure ("right to be forgotten"): the right to request deletion of data when it is no longer necessary for the purposes for which it was collected, consent has been withdrawn, or processing is unlawful. Account deletion requests may be submitted via the Settings section in the Manager Panel or by e-mail. EMAROX will fulfil the request within 30 days, subject to any legal retention obligation.

Art. 18 — Right to restriction of processing: the right to request restriction of processing in certain cases.

Art. 20 — Right to data portability: the right to receive data in a structured, commonly used, machine-readable format.

Art. 21 — Right to object: the right to object to processing based on the Controller's legitimate interests.

Art. 7(3) — Right to withdraw consent: in relation to data processed on the basis of consent (analytical cookies) — the right to withdraw consent at any time, without affecting the lawfulness of processing prior to withdrawal.

Right to lodge a complaint: the right to lodge a complaint with the supervisory authority — in Poland: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warsaw, uodo.gov.pl.

To exercise any of these rights, please contact the Controller at: info@emarox.com.

a) Account and transaction data: for the duration of the active Subscription and 30 days after its expiry or account deletion, unless longer retention is required by law.

b) Billing data (invoices, payment history): for 5 years from the end of the tax year in which the taxable event occurred, in accordance with Polish tax law.

c) Pallet receipt photographs and AI data: for the duration of the active Subscription and 30 days after its termination.

d) Geolocation data linked to a scan (Driver GPS): for the duration of the active Subscription and 30 days after its termination — same as the retention period for receipt photographs described in (c) above.

e) Contractor locations placed manually on the map: until the contractor is removed from the Platform, the pin is manually deleted by the Client/Dispatcher, or the Subscription ends — whichever occurs first.

f) Analytics data (Google Analytics): per Google Analytics retention policy — by default 14 months from the last activity.

g) Security logs: for 12 months from the date of the event.

The Platform uses the following categories of cookies:

Strictly necessary cookies (always active):
Used to maintain login sessions (Firebase Authentication), ensure security, and provide basic Platform functionality. These do not require consent.

Analytical cookies (only after consent):
Google Analytics (Firebase Analytics, measurement ID: G-P4VLX0V0SJ) — used to collect anonymous data about Platform usage for improvement purposes. Activated only after clicking "Akceptuję" (Accept) in the cookie banner.

Users may manage their cookie consent at any time via the cookie banner or by contacting the Controller.

The Controller applies appropriate technical and organisational measures to ensure the security of processed personal data, including:
- Encryption of data in transit (HTTPS/TLS);
- Encryption of data at rest on the Firebase side;
- Multi-layered Firestore security rules (Row-Level Security) ensuring data isolation between Clients;
- User authentication via Firebase Authentication.

In the event of a personal data breach that poses a risk to the rights and freedoms of natural persons, the Controller will notify the competent supervisory authority (UODO) within 72 hours and affected data subjects without undue delay.

1. The Controller reserves the right to amend this Privacy Policy. Users will be notified of significant changes by e-mail or via a Platform notification, at least 14 days in advance.

2. This Privacy Policy is governed by Polish law.

3. The Polish version of this Privacy Policy is the sole legally binding version. This English version is for informational purposes only.

EMAROX Edyta Rzeszucińska
Representative: Oskar Rzeszuciński
Last updated: 31 July 2026